Articulo publicado en el número 88 Practiletter Laboral, Mayo de 2015
¿Una empresa puede funcionar sin departamento de RRHH? ¿Y sin un director de RRHH? Ni el éxito de una empresa se mide por su existencia ni tampoco contar con él garantiza que las funciones que se le atribuyen tradicionalmente a este departamento se estén llevando a cabo de la forma más adecuada. Y si aún no tiene un Departamento específico de RRHH puede que haya llegado el momento de crearlo.
Hay empresas (sobre todo pymes) que funcionan, y lo hacen bien, sin contar con un departamento específico de Recursos Humanos o en las que existe una persona que asume varias funciones, entre ellas, la de gestión de los recursos humanos (por ejemplo, director financiero y de recursos humanos). Por tanto, ¿hasta qué punto es necesario que exista un departamento específico o un director que se encargue exclusivamente de esta función?
Con la mera contratación del primer trabajador de la empresa surge por sí sola la función de RRHH y aparecen los problemas de reclutamiento, selección, cuánto y cómo debe retribuirse, si se trata de una colaboración permanente o temporal, cuáles son las expectativas profesionales y la evolución profesional que esa persona debería tener en función de la marcha de la actividad…, es decir, problemas todos ellos propios de la función de Recursos Humanos.
Sin embargo, esto no significa que con la primera contratación deba contratar inmediatamente a un Director de Recursos Humanos; la persona o el Departamento que se encarga de esta función aparece mucho después y, en muchos casos, simplemente no aparece.
En un primer momento, quien suele asumir las funciones propias de Recursos Humanos es el propietario o máximo directivo: a quién se contrata, quién pasa de un puesto a otro, quién define los niveles salariales, quién analiza el rendimiento de los trabajadores, etc. son decisiones asociadas al máximo nivel organizativo. Una primera pista de que podría necesitarse un órgano especializado se encuentra precisamente en que el máximo directivo no puede tomar todas las decisiones, puesto que no conoce a todas las personas o, al menos, no lo suficiente, y tiene que delegar dichas decisiones en personas de su confianza, habitualmente los responsables de las distintas funciones de la empresa.
Las cuatro situaciones que debe analizar
De forma temporal, la delegación en el nivel inmediatamente inferior puede funcionar, pero es frecuente que empiecen a aparecer nuevas disfunciones derivadas de los conflictos entre los responsables de las distintas áreas. En particular, debe prestar especial atención a las siguientes situaciones:
- Puestos similares en distintas áreas son retribuidos de forma distinta, por lo que se produce un agravio comparativo que hace que los empleados se frustren o intenten forzar movimientos internos.
- Es poco frecuente que alguien sea promovido a un área distinta de la suya porque su responsable trata al personal a su cargo “como si fuera de su propiedad” e impide tal movimiento.
- No hay una política unificada, sino que cada área se comporta como si fuera una empresa distinta.
- Existen denuncias o la Inspección de Trabajo levanta un acta de hechos de los que nadie se responsabiliza o creían que eran correctos.
Distintas etapas, distintas necesidades
La necesidad de tener un departamento específico de RRHH suele pasar por varias etapas:
- La empresa se encuentra en una etapa “micro- pyme”, donde todas las decisiones están a cargo de su propietario o del máximo directivo. No existen disfunciones porque tiene un conocimiento cercano de todos los empleados
- El aumento de personal o la necesidad de abrir nuevos centros hace que se pierda el conocimiento cercano. El máximo directivo mantiene la capacidad de decisión pero necesita información para tomar las decisiones.
- La empresa continúa creciendo y tiene distintos responsables en los que se van progresivamente delegando decisiones, cómo a quién contratar o los movimientos internos dentro de su área. Sin embargo, el propietario o máximo directivo sigue manteniendo la decisión final sobre todo lo relativo al personal.
- La empresa sigue creciendo y cada vez se delega más en los responsables de cada función. Éstos tienen más libertad para tomar sus decisiones en el ámbito de RRHH y normalmente está condicionada por los resultados de sus unidades.
- La diversidad de criterios utilizados por distintas personas en las decisiones relativas a RRHH produce problemas, además de dificultar la movilidad interna y darse síntomas visibles de nepotismo en las distintas áreas.
Este último estadio es el que claramente define la necesidad de un órgano especializado y específico a cargo de la función de RRHH, que dependerá del nivel de crecimiento, del número de centros de trabajo y del tipo de gestión realizada por el propietario o máximo directivo. Aunque son muchos los factores que influyen a la hora de decidir en qué momento es vital contar con un Departamento específico de RRHH, podría tomarse como referencia una plantilla de 100 personas contratadas permanentemente.
A pesar de que el crecimiento fuerza a delegar progresivamente funciones, el propietario o máximo directivo puede mantener algunas prerrogativas para intentar retrasar al máximo el momento en que se requiere un Departamento de RRHH dentro de la estructura. Los responsables de las distintas áreas pueden tener una elevada cualificación pero pueden carecer de un criterio uniforme y esto es precisamente lo que aporta una persona que tome las decisiones más relevantes, tanto si lo hace en calidad de propietario o máximo responsable como si lo hace en calidad de director o responsable de RRHH.
¡Atención!: Una política de puertas abiertas que permita a los trabajadores de cualquier nivel acceder al máximo responsable de la organización (o a los máximos responsables si hay varios) es una forma de disponer de un sistema de alerta temprana sobre cualquier situación no deseable como, por ejemplo, agravios comparativos. Si a esto se le añade el requerimiento de consulta de cambios salariales o la super- visión de decisiones sobre contrataciones, despidos o movimientos internos, se podrá funcionar razonablemente bien sin necesidad de tener un Departamento específico de RRHH siempre que el tamaño y la complejidad de la organización lo permitan.
